17.05.2023
Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Sprawa nie jest prosta, bo utrudnia ją fakt, że takie odczucie kształtuje się już po 0,1-30 sekund od pierwszego kontaktu. Kwestia ta tyczy się oczywiście relacji międzyludzkich, ale analogicznie można ją przenieść także na wrażenie, jakie możemy odnieść odwiedzając budynek.
Od kilku ostatnich lat, a szczególnie od czasu pandemii, wyposażenie przestrzeni w cyfrowe – inteligentne rozwiązania jest coraz ważniejsze. Co może wpłynąć na pierwsze wrażenie w nowoczesnym budynku? Jak innowacyjne biurowce rozkochują w sobie użytkowników? Ogromne i coraz większe znaczenie w tej materii odgrywają wirtualne recepcje.
Pandemia na chwilę odciągnęła nas od biur. Jak wskazuje raport Konfederacji Lewiatan – w szczytowym momencie pandemii pracę zdalnie mogło wykonywać nawet rekordowo ponad 3 miliony pracowników. Od tego czasu jednak zdążyło się już wiele zmienić.
– Wybuch pandemii COVID-19 zrewolucjonizował myślenie o miejscu pracy – w tym także o biurze. Zarządzający biurowcami wiele wysiłku włożyli we wdrożenie nowoczesnych i intuicyjnych rozwiązań, które zapewnią bezpieczeństwo, ale też po prostu ułatwią korzystanie z przestrzeni. Choć wiele takich systemów wciąż wywołuje efekt „wow”, to odwiedzający obiekty biurowe je zaakceptowali i docenili. Jednym z takich trendów są wirtualne recepcje – wskazuje Sebastian Kroszko, z SPIE Building Solutions.
Rynek smart office (inteligentnych biur) rozwija się niezwykle szybko – szacuje się, że w 2023 r. ma osiągnąć wartość 46 mld USD, co stanowi prawie 13% wzrost w stosunku do 2017 r. Z najnowszego raportu CBRE „Praca z domu czy z biura?” wynika, że pandemia usunęła wiele przeszkód, które stały firmom na drodze do zmiany podejścia w zakresie elastyczności. Respondenci wskazali, że w ramach doświadczeń z lockdownów 8% przedsiębiorstw wdrożyło aplikacje rezerwacyjne, a 3% wprowadziło ulepszenia w biurze wspierające współpracę hybrydową.
Oznacza to, że mimo szerszego wdrożenia modelu pracy zdalnej i hybrydowej, przestrzenie biurowe są pożądane. Ich atrakcyjność i prestiż podnoszą liczne rozwiązania technologiczne, które zwiększają funkcjonalność biur i usprawniają poruszanie się w tych przestrzeniach.
Jednym z takich smart rozwiązań, które chętnie jest implementowane w biurowcach, jest smart recepcja. Jeszcze przed pandemią 6% budynków posiadało systemy zarządzania gośćmi, a 44% oczekiwało funkcjonalności zarządzania nimi, na co wskazywał raport CBRE 2019. Obecnie trend ten jest jeszcze bardziej dostrzegalny.
– Wirtualna recepcja to systemu zarządzania wizytami dla najemców, gości czy kontrahentów – tzw. Visitor Management. Pozwala on na szybkie i bardzo intuicyjne rejestrowanie gości, wysyłanie im zaproszeń z poziomu m.in. aplikacji mobilnej lub nawet poczty MS Outlook. Zaproszona osoba dostaje spersonalizowany e-mail z zaproszeniem oraz QR kodem, który jest zintegrowany z systemem kontroli dostępu. Użycie QR kodu pozwala na poruszanie się po budynku (m.in. wejście, korzystanie z windy, otwieranie drzwi, które prowadzą na umówione spotkanie). Co więcej, system może być także połączony z parkingiem – wówczas samoczynnie rezerwowane jest miejsce postojowe – tłumaczy Sebastian Kroszko.
Jak podkreśla ekspert – takie rozwiązania stają się już standardem. Są one wykorzystywane zarówno w budynkach o charakterze biurowym, jak też mieszkaniowym. Sprawdzają się również w zakładach produkcyjnych.
Tego typu nowoczesne rozwiązania znacznie podnoszą prestiż budynku, ale też mieszczących się w nim firm. Gościom zapewniają łatwiejszy dostęp i komfort, gdyż nie muszą martwić się m.in. o miejsce parkingowe, czy zagubienie się w biurowej przestrzeni. Kod, który otrzymują zaproszeni goście, prowadzi ich wprost do celu. Co więcej, osoba zapraszająca także otrzymuje powiadomienie o tym, czy jej gość już stawił się na miejsce, co znacznie może usprawnić pracę i przebieg spotkania.
– Nie tylko o komfort tutaj chodzi. Ważnym aspektem takiego wirtualnego systemu recepcji jest przestrzeganie zasad i procedur obowiązujących w danym budynku. Zaproszeni goście mogą mieć dostęp do regulaminów lub materiałów wideo, co pomoże im odnaleźć się w nowej przestrzeni. Co więcej, taki system niewspółmiernie do tradycyjnych recepcji, podnosi bezpieczeństwo w obiekcie. Proces awizacji zostaje uproszczony do maksimum, daje odpowiednie narzędzia i wiedzę właścicielom i zarządcą nieruchomości do kontroli nad sytuacją w budynku, w tym także znacznie może przyspieszyć ewentualną ewakuację – dodaje Sebastian Kroszko.
Wiedza na temat liczby aktualnie przybywających gości w nieruchomości, spodziewanych wizyt ich lokalizacji w przestrzeni budynku znacznie podnosi bezpieczeństwo najemców. Takie dane pozwalają również na przygotowanie budynku na przyszłe wyzwania i wprowadzenie odpowiednich rozwiązań ułatwiających organizację przestrzeni.
Rozwiązania typu smart office to przede wszystkim wygoda, uproszczenie wielu działań, intuicyjność i szybkość w obsłudze – z perspektywy użytkowników. Takie systemy wpływają pozytywnie na wizerunek budynków i chęć przebywania w nich. Rozwiązania te niosą również korzyści drugiej stronie – są efektowne i efektywne.
Wirtualna recepcja optymalizuje koszty związane z utrzymanie recepcji. Podnosi efektywność funkcji recepcyjnej i rozszerza ją do panowania nad sytuacją w budynku. Takie podejście znacząco odciąża pracowników recepcji, ochrony, a zarządcy, pozwala na zmniejszenie zatrudnienia.
